Datenschutzordnung

Datenschutzordnung des ESC Rellinghausen 06 e.V.

Präambel
Der ESC Rellinghausen 06 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert
personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation
des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der
EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen,
Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit
personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der
Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in
einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden
personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder
Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung,
das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen
im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für
jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der
Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere
die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift
(Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts,
Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen
und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen,
ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung
zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im
Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese
weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am
Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz)
und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in
Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung,
Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher
Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer
Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands,
der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und
Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und
Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der
Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine
Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder
diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art.
30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt
werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen
Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern,
Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung
erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das
Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die
Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und
anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen,
gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen),
stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und
Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese
Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung
vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen
E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation
ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private
E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu
versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen
Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und
Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen
Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
entfällt
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt den jeweilig dafür benannten
Verantwortlichen (Administratoren). Änderungen dürfen ausschließlich durch die
Administratoren vorgenommen werden.
2. Die Administratoren sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen
Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen
gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstands,
kann dieser nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts
widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer
jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,
-nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere
gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln
entsprechend geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am
25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins
in Kraft.